Política de tratamiento de datos personales

Generalidades

El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de la empresa SERVICIOS PREEXEQUIALES LA ETERNIDAD S.A.S., con NIT No 900.720-687-3, actuando como empresa gremial de derecho privado, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales la empresa garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.

Responsable: La empresa es una persona jurídica de derecho privado, domiciliada en la ciudad de San José de Cúcuta, cuyos datos de contacto son los siguientes:

Dirección: Avenida 9 No 6 – 07 barrio El Llano, Cúcuta, Norte de Santander, Teléfono fijo No 5726407, Correo electrónico: recursoshumanos@spelaeternidad.com

Alcance

La presente política será aplicable a los datos personales recibidos y registrados en cualquier base de datos de LA EMPRESA SERVICIOS PREEXEQUIALES LA ETERNIDAD S.A.S. con NIT 900.720.687-3, cuyo titular sea una persona natural, que requiere suministro de información respecto a nuestros planes de prevención exequial, la postulación a una vacante o un cargo de la empresa, atención de una solicitud, la presentación de una queja o reclamo, o para acceder a los mecanismos interactivos que posee la Empresa.

Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

Contenido de las bases de datos

En las bases de datos de la empresa se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la empresa puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos).

En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012

Tratamiento

La información que consta en las bases de datos de la empresa es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, entidades privadas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. La empresa no realiza transferencia o transmisión de datos personales a terceros países, sin previa autorización expresa por parte del titular. En cumplimiento de deberes legales, la empresa podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.

La empresa velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

Finalidad

La información recolectada por la empresa tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto como son la prestación de los servicios exequiales, Además, la empresa guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, societaria, y laboral. La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial. La información sobre actores del mercado del servicio exequial se almacena con el fin de dar cumplimiento a las actividades propias de su objeto, particularmente las relacionadas con el desarrollo, planeación e implementación de programas, proyectos, planes, políticas, contratos o convenios necesarios para la prestación de los servicios exequiales a nivel Nacional.

Datos recolectados a través del sitio web

A través del sitio web spelaeternidad.com la empresa recolecta datos personales únicamente con la autorización previa, expresa e informada del titular, que se otorga marcando la casilla correspondiente en cada formulario. La autorización para recibir información comercial es separada y opcional; quien no la otorgue solo será contactado para atender su solicitud.

• Solicitudes de información, asesoría, cotización, ventas y cartera: nombre, número de identificación, teléfono, correo electrónico, ciudad o municipio, dirección y, en la cotización en línea, fecha de nacimiento y número de beneficiarios. Finalidad: atender la solicitud, cotizar, gestionar la afiliación y los acuerdos de pago. Se conservan el tiempo necesario para atender la solicitud y la relación comercial que de ella se derive.
• Hojas de vida (Trabaja con nosotros): datos de identificación y contacto, área y cargo de interés, y el archivo de la hoja de vida. Finalidad: procesos de selección. Se conservan durante 6 meses contados desde su recepción y luego se eliminan automáticamente, salvo que el titular sea vinculado a la empresa.
• Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS): datos de identificación y contacto, número de contrato y descripción de la solicitud. Finalidad: radicar, tramitar y responder la solicitud, y dejar constancia de su atención.
• Mensajes de condolencias: nombre, correo electrónico (opcional) y mensaje. Finalidad: hacer llegar el mensaje a la familia; no se publican en el sitio.
• Obituarios: nombre, fotografía y datos de las exequias de la persona fallecida, publicados con autorización de un familiar. Por seguridad de la familia, la dirección de la velación deja de mostrarse al día siguiente de la ceremonia. Los familiares pueden solicitar en cualquier momento la corrección o el retiro del obituario.
• Cookies y medición: solo si el visitante lo acepta en el aviso de cookies, el sitio usa Google Analytics 4 (analítica) y el píxel de Meta (marketing), cuyos proveedores pueden tratar la información fuera de Colombia conforme a sus propias políticas. Ver la Política de cookies.
• WhatsApp: cuando el titular elige comunicarse por WhatsApp, la conversación se rige además por las condiciones de ese servicio.

Para el funcionamiento del sitio, la empresa se apoya en proveedores tecnológicos (alojamiento web y correo electrónico) que actúan como Encargados del Tratamiento y están obligados a guardar la confidencialidad y seguridad de la información.

Derechos de los titulares

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la empresa o a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada a la empresa, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.

Ser informado por la empresa o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que la empresa o el Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Obligaciones de la empresa

La empresa deberá:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.

Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Persona o área responsable

Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a la empresa SERVICIOS PREEXEQUIALES LA ETERNIDAD S.A.S. Dependencia: Dirección Dpto. Talento Humano y R.H. Dirección: Avenida 9 No 6 – 07 barrio El Llano, Cúcuta, Norte de Santander. Teléfono fijo No: 5 726407. Correo electrónico: recursoshumanos@spelaeternidad.com. También puede radicarse en el formulario de PQRS del sitio web (spelaeternidad.com/pqrs), indicando que se trata de una solicitud sobre datos personales.

Procedimientos de presentación y respuesta a de consultas

Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de la empresa, o sus causahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento.

Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Procedimientos de presentación y respuesta a de consultas quejas y reclamos

Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:

identificación del Titular

descripción de los hechos que dan lugar al reclamo

dirección del titular

documentación que se quiera presentar como prueba.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Vigencia de la base de datos

Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de la empresa estarán vigentes a partir del día cinco 05 de julio de 2022. Última actualización: 6 de octubre de 2026, para incluir los datos recolectados a través del sitio web. La empresa se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.

Las bases de datos administradas por la empresa se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de la empresa o una obligación contenida en un contrato entre la empresa y el Titular.